İyi Bir Mesaj İletmek İçin Etkili e-Posta Yazmayı Öğrenmelisiniz

Yaşadığımız çağda dijital iletişim aracı olarak e-postalar hala çok önemli. Önemli oldukları kadar profesyonel yaşamda tercih sıralamasında başta geliyorlar.

Çalışma hayatınızda bir çok e-posta yanıtlıyorsunuzdur. Gelen bu mesajlardan sizi en çok kızdıran, itici gelen ya da yanıtlamak istemediklerinizi bir düşünün. Bir de her geldiğinde severek yanıtladığınız hatta yanıtlarken ilham aldığınız mailleri… Hangilerini sona bırakıyorsunuz? Ya da “bir daha göndersin öyle bakarım” dedikleriniz…

Gerçek yaşam ve dijital yaşamda iletişim kuralları aynıdır!

Size güzel bir haberim var. Dijital iletişim de gerçek yaşamdaki iletişimle aynıdır. Hatta dijital iletişim, yüz-yüze konuşma kaygısı olanlar için daha kolaydır. İyi bir mesaj iletmeyi başarırsanız elde etmek istediğiniz sonuca daha kolay ulaşırsınız.

Konu satırının etkisini küçümsemeyin!

E-posta iletilerinizin açılması ya da açılmaması bu satıra ne yazdığınıza bağlıdır. Yukarıda verdiğim örnek muhtemelen açılmayacak bir mesaj. Aşağıdaki örnek konu satırlarını inceleyin.

  • Konu: [Boş]
  • Konu: Önemli! Acil okumalısın!
  • Konu: Toplantı
  • Konu: Ödeme

Bir şeylerin ters gittiğinin farkında mısınız?

  • Konu: Önümüzdeki 8 saat içinde dönem sonu raporunu yetiştirmeliyiz.
  • Konu: Bir saat içinde sunumumuz var. Aşağıdaki maddeler önemli.
  • Konu: Saat 10:00~11:00 Papatya toplantı odasında ay sonu toplantımız var.
  • Konu: Geçtiğimiz aydaki faturaların ödemeleri hakkında hatırlatma.

Bu satırlar daha iyi oldu galiba.

Güçlü bir giriş yapın ve konudan uzaklaşmayın!

Mesajınızın ilk satırlarında birlikte çalışacağınız kişiye güzel bir merhaba ve halini hatırını kısaca sormak çok etkilidir. Küt diye konuya girmemek gerekir.

Kendinizi tanıtın

İlk defa yazıştığınız birine kendinizi tanıtın. “Merhaba faturaları hazırladın mı?” derseniz karşınızdaki önce sizin kim olduğunuzu sonra da hangi faturalar sorusunu soracaktır kendine.

Mesajınızın okunduğundan emin olun

“Bu nasıl mümkün olur?” dediğinizi duyar gibiyim. Eğer karşınızdakinden sizin için bir şey yapmasını istiyorsanız iyi bir konu satırı, iyi bir başlangıç ve alakalı bir anlatımın ardından:

  • Bu konuda yardımınıza ihtiyacım var.
  • Site yöneticisini açabilmem için şifre gerekiyor. Sende olduğunu düşünüyorum.
  • İhtiyacınız olan belgeleri ekte veriyorum

gibi bitiş kısımları mesajınızı güçlü bir şekilde iletecektir. Okunma ihtimali yüksek olacaktır.

Şık bir imza ile bitirin

Şık ve duruma uygun bir kıyafet nasıl etkiliylse e-posta imzalarınız da aynıdır. İster kurumsal olsun ister kişisel mutlaka şık bir imza ile bitirmelisiniz.

Son olarak:

  • Zorunlu olmadıkça mobil cihazınızdan mail atmayın!
  • Çok fazla ek koymayın!
  • Üst üste mail göndermeyin!
  • Mesajınız kısa ve etkili olsun!
  • Çok fazla cc yapmayın!

Sizleri fazla sıkmadan etkili bir mesajın nasıl yazılacağına dair kısa ipuçları vermek istedim. Bu konuda ayrıntılı yazılar da yazacağım…

This Post Has 2 Comments

Bir Cevap Yazın

KAPAT
%d blogcu bunu beğendi: