Dijital iletişimde en sık kullanılan ve iş yaşamında geçerli olan mesajlaşma yöntemi posta iletileridir. Özellikle kurumsal hayatta posta iletileri genelde bir dosya eki içerirler.
Aslında posta iletilerini ekli göndermek ve bize gelmiş ekli iletileri saklamak hem maliyetli hem de dolambaçlı bir yoldur. Yine de mail programlarının gelişmesi ve mesajlarımızı organize etme yöntemlerimiz ilerledikçe ekli dosyaları da mesajlarımızla birlikte saklamaya başladık.
Ekli mesajlar neden sorun olur?
Posta iletilerine eklenen dosyalar aslında bir çok sorun yaratır. İlk sorun e-posta iletişiminin bir dosya saklama ve gönderme ortamı değil, mesajlaşma platformu olmasıdır. Yani sistem kurgusuna terstir.
- Ekli dosyalarla virüs bulaştırılabilir.
- Eposta sunucularını yavaşlatır.
- Servis sağlayıcınızdaki depolama kotanızı harcar.
- Çoğu zaman büyük ekler karşı tarafa ulaşmaz.
- İleti alıcısını rahatsız eder ve açılmayabilir.
- Çoğu şirket sunucuları ekli postalara karşı çok hassastır ve ekleri açmaya izin vermezler.
Peki eklerimizi nasıl göndereceğiz?
Kurumsal ortamlarda doküman ekleri göndermek için PDF kullanmak en güvenli ve resmi yol. Kurumsal iletişimimiz için mutlaka dosya eklerini PDF yapmalıyız. Resimler için de JPG yerine PNG formatını tercih etmenizde fayda var. Daha önce JPG uzantısına gizlenmiş bir çok virüs bulaşmıştı.
- Büyük dosya ekleriniz için Drive, Dropbox ya da OneDrive gibi bulut çözümlerinden faydalanın.
- Karşı tarafın yüklü dosyayı rahat indirebileceği Wetransfer gibi servislerden yararlanın.
Son olarak etkili bir mail için ipuçları istiyorsanız ilgili makaleme göz atabilirsiniz.
