Daha önce etkili email mesajları yazmanın ipuçlarını vermiştim ve konu satırının önemli olduğunu vurgulamıştım. Bugün email mesajlarında çok önemli olan konu satırını daha ayrıntılı olarak ele alacağız.
İyi bir konu satırında olması gereken özellikler:
- Karşıdaki kişinin dikkatini çekebilmeli
- Önemli bilgiyi hızlıca gösterebilmeli
- Yanıt için gerekli süre bilgisini içermeli
- Alıcının göreviyle ilgili olduğu anlaşılmalı
Konu satırında kaçınmanız gereken hususlar
- Kısaltmalar dışında büyük harflerle yazmayın. Dijital iletişimde büyük harfler bağırma olarak algılanır. Kimse kendine bağırılmasını istemez.
- Spam sayılabilecek kelimelerden kaçının. “Büyük indirim!”, “son teklif”, “yeni kampanya” gibi kelime ve cümlelere dikkat.
- Noktalama işaretlerini ihmal etmeyin. Araştırmalarda konu satırlarının sadece %2 ila 4’ünün noktalama işareti içerdiği ve bu maillerin açılma oranının daha yüksek olduğu yazıyor.
- Boş ya da tek kelime konu satırı olmaz! “Merhaba”, “Kolay gelsin!” veya ” ” gibi konu satırları hiç bir şey anlatmaz ve çoğu zaman gereksiz mail gibi algılanır.
Biraz örnek verelim:
Yanlış: Acil toplantıya bekliyoruz. (Zaman, konu ve yer bilgisi eksik!)
Doğru: 20 dakika içinde papatya salonunda dönem sonu değerlendirme toplantısı başlayacak.
Yanlış: Faturalar elinize geçti mi? (Zaman ve konu bilgisi yok!)
Doğru: 6. etap dükkanların tanıtım broşürlerinin faturaları elinize geçti mi?
Yanlış: ÖNEMLİ! – 2018 yılına hizmet faturalarını kesin! (Zaman bilgisi yok, üstten bakma ve emir cümlesi içeriyor.)
Doğru: 15 Ocak tarihine kadar 2018’e ait hizmet faturalarını bekliyoruz.
Yanlış: Selin – Haftalık izlenme raporlarını bekliyorum! (Yakın ilişkiniz olmayan kişilerin ismi konu satırında kullanılması doğru değil. Aciliyet açık belirtilmemiş.)
Doğru: Haftalık izlenme raporlarının yarınki sunum için bugün akşama kadar hazır olması gerekli.
Gördüğünüz gibi dijital iletişim de gerçek hayatta olduğu gibi… Ölçülü bir samimiyet, saygı ve özen istiyor…
